電子定款の作成とその代行について

会社を設立するときには、定款を作成し届出をしなければなりません。

定款は、会社の目的や業務執行、組織などについて定めた規則を記録した文書のことです。以前は書面による定款しか認められていませんでしたが、2007年(平成19年)からは、電子定款も認められるようになりました。電子定款を作成するには次のような手順が必要になります。まず定款の元となる文書をワープロソフトなどで作成します。この文書ができた段階で、法務局や公証役場で点検してもらった方が確実に次の段階に進めます。

電子定款を一度提出すると、訂正や再提出にはかなりの手間がかかるので、この段階でプロの視点でアドバイスをもらうことで書類の不備を防ぐことができます。文書の確認ができたら、この文書をPDFに変換し電子署名を埋め込むことになります。この作業は電子署名に対応したPDF変換ソフトで行います。電子署名は、事前に居住地の市町村窓口で交付してもらっておきます。

電子署名の交付申請には、マイナンバーを記録した個人番号カードが必要になります。その後、公的個人認証サービスに対応しているICカードリーダライタを用いて個人番号カードに保存された電子証明書を読み取り、法務省が無償配布しているプラグインソフトを用いてPDFファイルに電子署名を埋め込み、それを送信すれば電子定款を届けたことになります。

簡単に作成できるように思える電子定款ですが、このような機器やソフトが必要になり、デジタル作業も必要になるため自分だけでは難しいとかんじるかたも多くいます。そうした方々のために会社設立に向けた相談や必要な作業の代行を行なっている会社もあります。そうした代行会社に依頼することも一考に値すると思われます。

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