電子定款を作成するには

会社を設立する際には、定款を作成することが義務づけられています。

定款とは会社の目的や業務執行や組織など会社の基本の規則を記録した書類です。定款の作成は、従来書面での作成しか認められていませんでしたが、2007年(平成19年)からはコンピュータで作成した電子文書による定款でも認証が受けられるようになりました。これを電子定款と呼んでいます。電子定款を作成するためには、元になる定款の文書を作成します。これはワードなどのワープロソフトで作成できます。

電子定款は一度認証申請をしてしまうと、訂正や再申請に手間がかかります。そのため、電子化するまえに公証役場や法務局にチェックしてもらい、プロの目で定款に誤りがないかどうか確認してもらった方がいいでしょう。文書に不備がないか確認ができたら、この文書をPDF文書に変換をします。ここでの注意点は、電子署名が可能であるソフトを使うことです。電子署名のない文書は電子定款とは認められません。

電子署名は、事前に居住する市町村の窓口で電子証明書を交付してもらっておきます。この際にはマイナンバーを証明する個人番号カードが必要です。定款に電子署名を埋め込むためには、公的個人認証サービスに対応しているICカードリーダライタでカードに保存された電子署名を読み取り、法務省が無償配布しているPDF署名プラグインソフトを用いて、定款に埋め込み、完成した文書を公証役場に送信します。

これを公証役場で受け取ることによって作成は終了します。このように、電子定款を作成するためには、特別なソフトウェアやICカードリーダライタなどを必要とし、デジタル処理にも一定の習熟が必要になります。このため、こうした操作が苦手な人は、定款作成を代行してくれる会社がありので、そこに依頼して作成することもできます。

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